Siamo diventati tutti esperti di piattaforme per fare videoconferenze e, come esseri umani, ci siamo rapidamente adattati a quello che la realtà intorno a noi ci ha presentato. Ora molte persone si chiedono come affinare la capacità di comunicare online in modo efficace e credo che questi 11 consigli possano essere un buon elenco da tenere a mente prima di partecipare a una riunione online.
11 tips per comunicare efficacemente online
1. Entrare nello stato d’animo giusto per parlare
Il tuo stato d’animo e il tuo atteggiamento sono la base, quindi se vogliamo motivare gli altri dobbiamo prima motivare noi stessi. È fondamentale essere nello stato d’animo migliore e fare tutto ciò che serve per avere la giusta energia: una passeggiata, meditazione o qualche respiro profondo tra una telefonata e l’altra, qualsiasi cosa ti ricarichi va bene.
2. Vestiti come se fossi dal vivo, scarpe comprese
Come ricorderai nella prima fase del lockdown abbiamo scherzato sulla combo giacca e camicia + pantaloni della tuta, ma fa davvero la differenza quando ci si veste di tutto punto! Certo, non è necessario indossare il completo sartoriale, ma la dichiarazione di vestirsi per prepararsi a un nuovo giorno fa la differenza. Spostarsi da casa al lavoro ci dà il tempo di staccare da casa per lavorare, e lo stesso vale quando si lavora da casa.
3. Indossare degli auricolari
Si tratta di una scelta molto circostanziata e personale per ognuno. Tecnicamente questo migliora la qualità dell’audio, anche se la connessione non è al top e magari il video non funziona bene, le persone riusciranno a sentirti bene.
4. Eliminare le distrazioni
Silenziate tutti i vostri dispositivi.
L’ultima cosa che volete è perdere il filo del discorso o distrarre il pubblico.
5. Trovate uno sfondo neutro
Questo serve per essere professionali, evitare pregiudizi e aiutare tutti a concentrarsi su di voi.
Se avete una cucina in disordine o persone che fanno cose dietro di voi, chi partecipa alle vostre riunioni online potrebbe essere più interessato a questo piuttosto che a ciò che state dicendo.
Anche questo è un aspetto molto personale. Come avete visto, la maggior parte delle persone usa le librerie come sfondo, io personalmente cambio a seconda della persona con cui sto comunicando.
6. Padroneggiare l’illuminazione
Questa è una delle mie sfide personali. Di recente mi sono trasferita in uno casa molto buia e sono sempre in giro a cercare la luce migliore.
Conosciamo bene il valore della comunicazione non verbale ed è per questo che è così importante vedersi bene.
Scegliete la stanza più luminosa e sedetevi davanti a una finestra, se potete. In questo caso più è meglio di meno!
7. Privilegiare la telecamera, non lo schermo
Tendiamo a guardare la persona o i partecipanti con cui stiamo interagendo o a usare il nostro monitor come uno specchio per controllare se stiamo mostrando il nostro profilo migliore o se i nostri capelli sono a posto.
Concentra invece la tua attenzione sulla telecamera.
8. Prova l’attrezzatura
A seconda della situazione, assicuratevi di aver valutato tutti i possibili scenari. Sia che si tratti di un colloquio di lavoro, di un webinar o di una riunione con il vostro team, assicuratevi di avere un piano B. Ad esempio, verifica di avere una buona connessione, di avere i backup del software necessari, condividi la tua presentazione con qualcuno che possa assisterti, testa la piattaforma di videoconferenza prima di iniziare la chiamata e, se necessario, fai una prova con amici e/o colleghi.
9. Controllare il fuso orario
Controllare due volte il fuso orario della riunione potrebbe fare la differenza tra presentarsi in orario o perdere la riunione!
Soprattutto al giorno d’oggi, quando è così facile avere una riunione con qualcuno che vive dall’altra parte del mondo, controllare il fuso orario dovrebbe diventare un’abitudine.
Anche la durata dell’incontro è importante, quindi assicurati di avere tutte le informazioni necessarie.
10. Preparazione e pratica
Tenete sempre presente qual è l’obiettivo della riunione, in modo da prepararvi al meglio. Tendiamo a funzionare in automatico, mentre è importantissimo “calibrare” le nostre presentazioni in base ai diversi risultati.
Quindi: pratica, pratica, pratica. Presenta davanti a un video o a uno specchio, o semplicemente immaginalo nella tua mente: questo ti darà più sicurezza.
Può essere utile guardare delle tue registrazioni di per aiutarti a eliminare tic nervosi, balbettii e altri errori nella tua presentazione.
11. Il tuo impatto
Alla fine della giornata, che cosa porteranno via i partecipanti? Ricorda sempre che le persone ricorderanno il tuo atteggiamento e come le fai sentire.
Possiamo dire belle parole, ma le persone si ricorderanno di te soprattutto per la passione e l’impegno con cui hai affrontato l’argomento e per la motivazione che hai dato loro.
Ricorda di raccogliere quante più informazioni possibili sul tuo pubblico e di usare esempi a cui possano riferirsi, ad esempio per un’azienda di attrezzature sportive, usa esempi che si riferiscono al mondo dello sport.
Lo stesso vale quando si parla a generazioni diverse. Se si tratta di persone appartenenti alla generazione z, utilizza riferimenti che possano essere loro familiari; mi è capitato di fare riferimento a film di cui non avevano idea! Per i gruppi multi-generazionali cercate di avere riferimenti diversi in modo da parlare a tutti.